時間管理スキルを身につける方法: マスターになるための3つのヒント

優れた時間管理スキルがなければ、仕事をやり遂げ、期限を守り、生産性を維持するのは困難です。幸いなことに、これらは継続的に向上できるスキルです。適切な時間管理の基礎には、仕事を整理し、成功に向けて準備することが含まれます。

時間管理スキルを身につける方法

1. 改善の余地を見つける

1. 時間日記をつけましょう。毎日、どこで時間を過ごすのか不思議に思うかもしれません。ノートを持ち歩き、自分が行ったすべてのことと、それにかかった時間を書き留めておきましょう。自分の時間の使い方に驚くかもしれません。これを実行するときは正直に行ってください。

一日がどのようなものだったか大まかに把握するために、少なくとも数日間は日記をつけてみましょう。たとえば、誕生日のディナーや医者の予約に行くことは、あなたの日常的なルーチンの一部ではないため、スケジュールが遅れる可能性があります。

2. 時間を無駄にしている方法をすべて書き出します。時間を無駄にする方法はたくさんあります。あなたはソーシャルメディアに多くの時間を費やしていますか？他のことをするべきときに友達と遊んでいますか？テレビの前で何時間も過ごしていますか？

変化を起こすためには、自分自身と自分の習慣を理解することが重要です。

時間リストを確認し、削減できる領域を探します。

3. なぜ先延ばしをするのかを突き止めます。仕事を先延ばしにすることを心配するのではなく、なぜ先延ばしにしているのかを突き止めましょう。先延ばしはより大きな問題の兆候であると考え、根本的な原因を特定するようにしてください。タスクを実行するのが嫌ですか? 疲れていますか? タスクは退屈ですか? タスクは簡単すぎますか、それとも難しすぎますか?

タスクが簡単すぎると、各ステップを完了しても報酬はほとんど得られません。

タスクが難しすぎる場合は、期限を守り、小さなステップを踏むことが、タスクに取り組む最善の方法です。

時間日記をつけるときは、先延ばしに費やした時間も記録しましょう。

2. よく整理されている

1. リストを作成します。その日またはその週に行う予定のすべてのことをリストにします。完了したら、それらを消して、自分を励まし、やる気を維持します。リストは現実的かつ達成可能なものでなければなりません。 20 個のプロジェクトをリストアップしたのに、そのうち 5 個しか完了しなかった場合、何も達成していないように感じるでしょう。

タスクに優先順位を付けて、何が最も重要で、何を最初に実行する必要があるかを把握します。

リストが長すぎる場合は、個人、学校/仕事、家族など、生活のさまざまな領域ごとに個別のリストを作成してみてください。

一般的に、人々は午前中の方が生産性が高くなります。午前中にリストにあるより難しいタスクを完了し、その後リストにある他の項目に取り組みます。達成感を感じ、その勢いを一日の残りに持ち込むことができます。

2. 期限があります。リストは実際に使用した場合にのみ機能します。期限を設定すると、責任が問われます。期限に間に合うように最善を尽くしてください。また、自分の責任やその他の義務を考慮して現実的な期限を設定するようにしてください。

たとえば、個人的な予定をいくつかスケジュールする必要があるのに、一日中会議に追われている場合、忙しい仕事の終わりではなく、今後数日間にすべての予定をスケジュールするのが現実的な期限になります。

締め切りを選択するときは、多少の誤差を許容する余裕を持たせてください。期限は、タスクを完了しなければならない日数でなければなりません。

3. リマインダーを設定します。携帯電話やコンピューターにアラームを設定したり、やるべきことを視覚的に思い出させるリマインダーとして使用できます。自分にとって最適な方法を使用してください。複数のアプローチを使用することも役立つ場合があります。期限や、スケジュールを守るための短い期限に対してリマインダーを設定する必要があります。

たとえば、2 週間以内に完了する必要があるタスクがある場合、7 日目、10 日目、14 日目にリマインダーを設定できます。

4. カレンダーを使用します。毎日のタスクをすべて体系化して、時間を効率的に管理できるようにします。一日の初めに必ずカレンダーを確認し、必要な変更を加えて、その日のすべてのタスクを把握できるようにします。カレンダーに簡単にアクセスでき、すべての重要なイベントが強調表示されるようにしてください。

5. ダウンタイムを計画します。一日を通してダウンタイムが発生します。この時間を利用して、リストをすばやく作成したり、その日の優先順位を設定したりできます。通勤・通学は計画を立てるのに最適な時間です。

ダウンタイムのすべてを計画や整理に使うべきではありません。これはストレスとなり、良いことよりも悪いことをもたらす可能性があります。

10 分間の空き時間がある場合は、最初の 2 ～ 3 分間を時間の整理に費やしてください。

3. 生産的

1. マルチタスクをしない。一度にいくつかのことをこなそうとすると、より多くのことをやっていると思うかもしれません。しかし、一度に多くのことを行うと、1 つのタスクに十分な集中力と注意力を注ぐことができなくなります。次のタスクに移る前に、1 つのタスクに十分な注意を払うと、生産性が向上します。

たとえば、電子メールに返信しながら電話を折り返すのではなく、電話をかける前にすべての電子メールに返信します。

タスクを何度も切り替えると、脳の負担が増え、プロセスが遅くなります。

2. 可能であれば責任を委譲します。自分一人では何もできません。他の人に特定の作業を任せることで、自分の仕事をすべてこなしながら別のタスクに集中できるようになります。必ず信頼できる人に委任するようにしてください。この人がタスクを完了するかどうかを心配して時間を無駄にしたくはありません。

覚えておいてください、委任は弱さではなく、強さと知恵の表れです。

3. 気を散らすものを排除する。十分に注意を払えば、タスクはより早く完了します。メール通知、電話、テレビ、ソーシャル メディアなど、気を散らすものはすべてオフにします。邪魔されたくない時間を確保し、必要な場合を除いて邪魔をしないでください。

たとえば、45 分以内に何かを書いたり読んだりする予定の場合は、その間は電話に出たりメールに返信したりしないでください。通知をオフにすると、誰かがあなたに連絡しようとしていることにさえ気付かないでしょう。 45 分が経過したら、メールを確認できます。

ソーシャルメディアは大きな気を散らすものです。一日を通してソーシャル メディアに費やす時間をスケジュールし、スケジュールされた時間帯以外はソーシャル メディアから離れる時間をスケジュールします。

4. 休憩を取る。 24時間働いたり生産的であったりすることはできません。一日を通して休憩をスケジュールします。休憩を取ることで気分がリフレッシュし、新たな視点で仕事に戻ることができます。予定された休憩時間には、次のことができます。

ソーシャルメディアへ

友達に電話する

歩く

瞑想したりストレッチをしたり

休憩時間には、課題とはまったく関係のないことをやってみてください。

5. 自分にご褒美をあげましょう。本当にやりたくない仕事を始めるときは、最後にご褒美をもらうと自分に約束しましょう。たとえば、完了する必要があるライティング課題があるのに、やる気が出ない場合は、課題を終えた後、Instagram を 30 分以内だけ使用できるようにします。

報酬は実際に楽しめるものであることを確認してください。

報酬によってフラストレーションを感じたり、軌道から外れたりすることは決してありません。

6. 過密スケジュールを避ける。自分の能力を超える仕事を引き受けたり、より短い時間で終わらせられると考えたりするのは簡単です。現実的になって、割り当てられた時間内に達成できそうなことだけをスケジュールするようにしてください。また、余分な作業はしないようにしてください。

すでに忙しすぎる場合は、「ノー」と言うことを学びましょう。ノーと言えない場合は、時間の制約について自分自身に正直になりましょう。たとえば、誰かがあなたに今日の終わりまでに何かを完了するように頼んだ場合、「今は少し忙しいのですが、明日の終わりまでには終わらせることができます」と言うかもしれません。

過密なスケジュールもストレスにつながる可能性があります。ストレスを感じると生産性が低下します。

7. スケジュールを評価します。毎日の終わりに、リストを確認してください。リストにあることをすべて達成できなかった場合、何を違ったやり方でできたでしょうか? うまくできましたか? 評価に基づいてスケジュールを調整してください。

自分にとって最適な戦略を見つけるには、ある程度の時間がかかります。おそらく電話によるリマインダーは効果的ですが、ダウンタイム中に計画を立てるのは非常にストレスがたまります。